- 1. Управление торговлей для управленческого учета и анализа всех торговых операций, оформление заказов, ведения взаимоотношений с клиентами и т.д.;
- 2. Бухгалтерия предприятия – для регламентированного учета и сдачи отчетности.
Итак, настройка обмена
Обмен данными может производиться в ручном режиме пользователем или в автоматическом по заданному в настройках параметров обмена расписанию.
Настройка обмена данными производится с помощью помощника настройки обмена данными в любой из конфигураций в зависимости от того, какая конфигурация будет являться источником информации. Чаще всего база-источник - это конфигурация Управление торговлей, база-приемник - Бухгалтерия предприятия.
Первоначальная настройка обмена состоит из следующих этапов:
1. Создание настройки обмена данными. Задаются фильтры обмена данными и основные настройки. Выбирается 1 из 3 способов передачи данных: Подключение к информационной базе-приемнику, Общий файловый ресурс, Общий FTP-ресурс.
При способе передачи данных путем подключения к информационной базе-приемнику необходимо прописать путь к базе Бухгалтерия предприятия, задать пользователя и пароль. Далее настройка продолжается в той же базе.
При способе передачи данных через файловый ресурс указывается каталог выгрузки и загрузки данных.
В этом случае необходимо сохранить файл правил обмена и продолжить настройку обмена в базе-приемнике Бухгалтерия предприятия.
2. Синхронизация данных. Для справочников пользователь может отметить те справочники и объекты, которые необходимо выгрузить, задать дату начала выгрузки, а также настроить порядок синхронизации для справочников Организации, Номенклатура, Контрагенты и Физические лица. Обязательно нужно задать префикс для баз (Управление торговлей – УТ, Бухгалтерия предприятия - БП).
В настройках правил обмена можно выбрать один из вариантов выгрузки документов Заказ покупателя или Счет на оплату покупателю из конфигурации Управление торговлей в конфигурацию Бухгалтерия предприятия:
• Не выгружать
• Заказ покупателя
• Счет на оплату покупателю
Например. В конфигурации Управление торговлей создали документ Заказ покупателя. Так как в конйфигурации Бухгалтерия предприятия нет документов Заказ покупателя,то при выгрузке данного документа в конфигурации Бухгалтерия предприятия создается документ Счет на оплату.
Примеры сценариев работы пользователей
Оптовая продажа по безналичному расчету
В настройке Выгрузка документов оснований для оплаты авансов выбрано значение Не выгружать
Чаще бывает, когда оплату от покупателей необходимо привязать к заказу покупателя в конфигурации Управление торговлей. В этом случае документы Платежные поручения входящие создаются в Управление торговлей и переносятся в Бухгалтерию. Это необходимо для того, чтобы при изменении платежных документов связь к заказам не слетала.
В настройке Выгрузка документов оснований для оплаты авансов выбрано значение Заказ покупателя
Закупка товаров
3. Анализ готовности информационных баз к обмену. Производится анализ информационной базы на наличие в ней справочников и документов, которые при обмене в дальнейшем могут мигрировать некорректно.
4. Обмен справочниками. Выполняется первый обмен: переносится справочная информация, выполняется сопоставление объектов.
5. Обмен документами. Выполняется постоянный обмен: переносится массив документов, удовлетворяющих фильтрам, установленным пользователем при настройке на этапе 1.
6. Распиcание обмена данными. Задается расписание автоматического обмена данными. В этом случае обмен производится автоматически.
После настройки правил обмена работа в обеих конфигурациях производится параллельно. То есть менеджеры в конфигурации Управление торговлей оформляют документы, вводят информацию о новых клиентах. Бухгалтеры в базе Бухгалтерия предприятия оперативно получают информацию обо всех произведенных изменениях, в соответствии с тем расписанием обмена, которое было определено в настройках. Документы, выгруженные из конфигурации Управление торговлей в базу Бухгалтерия предприятия загружаются проведенными с указанием тех бухгалтерских и налоговых счетов, которые определены в информационной базе Бухгалтерия предприятия для конкретных торговых операций. Бухгалтеры в своей базе могут создавать новые документы и эти документы будут загружаться в конфигурацию Управление торговлей.
