Ордерная схема

25.08.2022

Ордерная схема

Ордерная схема учета необходима для отражения складских и финансовых операций разными документами. Используется в ситуациях, когда приход (также и расход) товара происходят в разное время и отражаются разными людьми, в особенности, когда склад отдален от основного офиса. В таких случаях и используется ордерная схема складов.

Например, к нам поступил финансовый документ (приходная накладная) с товаром, который принял и оформил бухгалтер или менеджер, а фактическое поступление на склад оформил уже кладовщик и отобразил это документом приходный ордер.

В случае с расходной накладной, мы оформляем финансовый документ (расходная накладная), а после передаем информацию на склад и по ней оформляется расходный ордер.

Для работы с ордерным складом нам нужно включить данную функциональность в настройках.

Для того, чтобы склад был ордерным, в карточке склада должна стоять галочка Ордерный

При этом мы не можем выбрать дату, с которой склад будет считаться ордерным, а это значит, что если мы захотим обычный склад, в котором уже были движения и есть остатки переделать в ордерный, то у нас могут возникнуть ошибки. Например, если мы изменим старый документ по складу, который стал ордерным, то программа начнет ждать приходный ордер. Если вам нужно из обычного склада сделать ордерный, то советуем создать новый склад и перенести туда все остатки из старого.

Если вас не устраивает вариант с созданием нового склада, вы можете обратиться в нашу компанию, у нас есть готовое решение, которое поможет обычный склад переделать в ордерный.

При работе с ордерным складом реализация и поступление происходят в два этапа.

Сценарии:

1. Заказ поставщику - приходная накладная - приходный ордер (рабочий сценарий)

В первом сценарии нам привозят товар на склад и предоставляют финансовые документы, кладовщик, используя полученную информацию, может найти заказ, накладную и на основании ввести приходный ордер.

Шаг 1. Сформируем заказ поставщику

Шаг 2. Создадим на основании заказа приходную накладную на 15 шт.

Шаг 3. В следующую накладную попали 5 шт. Все отработало правильно.

Шаг 4. Проанализируем отчет Остатки товаров на складах. В отчете видны остатки 20 шт., но по факту остатки на складе появятся после введения ордера, поэтому данным отчетом, при работе с ордерным складом, для определения фактических остатков пользоваться не стоит.

Шаг 5. Для анализа фактических остатков можно воспользоваться отчетом Остатки по складу. Мы видим что остатков на данный момент нет.

Немного о регистрах

Почему мы видим остатки в отчете Остатки товаров на складах

Информация о количестве запасов и сумме затрат.

Данные хранятся в регистре накопления Запасы и затраты (накладная) в разрезе организаций, подразделений и складов, статей затрат (счетов учета), номенклатуры, характеристик, партий и заказов покупателей.

Данные о количестве поступивших, перемещенных и выбывших запасах на складах хранится в регистре накопления Запасы на складах (накладная/ордер) в разрезе организаций, номенклатуры, характеристик, партий, складов, ячеек

В случае если включен расширенный функционал "Использовать ордерный склад", в конфигурации появляется возможность ведения ордерного склада. Ордерная схема предполагает следующее: поступления на склад (отпуск со склада) оформляется приходным (расходным) складским ордером, а приходная (расходная) накладная являются финансовым документом, отражающим изменение состояния запасов и взаиморасчетов с поставщиком (покупателем).

Данные о запасах по ордерной схеме хранится в двух регистрах накопления "Запасы к поступлению на склады" и "Запасы к расходу со складов" в разрезе организаций, номенклатуры, характеристик, партий и структурных единиц. Информация регистрируется документами "Авансовый отчет", "Оприходование запасов", "Отчет переработчика", "Перемещение запасов", "Приходная накладная", "Приходный ордер", "Производство", "Заказ-наряд", "Отчет о переработке", "Принятие к учету имущества", "Расходная накладная", "Расходный ордер", "Списание запасов".

Используя данные регистров накопления "Запасы на складах", "Запасы к поступлению на склады" и "Запасы к расходу со складов" можно получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве товаров на складе, а также информацию о количестве запасов, подлежащих списанию расходными ордерами, и количестве запасов, подлежащих оприходованию приходными накладными.

Шаг 6. Для того, чтобы понять есть ли расхождения на ордерном складе можно воспользоваться отчетом Расхождения по ордерным складам. В этом отчете мы видим, что ожидаются документы Приходные ордера

Шаг 7. Создадим приходный ордер на основании первой накладной на 15 шт.

Шаг 8. Создадим еще один ордер на основании той же накладной.

В ордер попало только 5 шт. Программа отработала правильно. Теперь на нашем ордерном складе нет расхождений.

Шаг 9. Для анализа движений номенклатуры по складам можно воспользоваться отчетом Движение товаров по складам. (более детально рассказано в видео по данной статье )

2. Заказ поставщику - приходный ордер - приходная накладная

Следующий сценарий предполагает что был заказ поставщику, накладную мы не получили, к нам факту приехала машина и начала разгружаться. Кладовщик, не найдя Накладную, будет оперировать Заказом и создавать Складской Ордер раньше Финансовой Накладной.

Есть связь между тремя документами, но при этом заказ поставщику не умеет работать с приходный ордером. Приходные накладные также не умеют работать с приходными ордерами.

Шаг 1. Сформируем заказ поставщику.

Шаг 2. На основании заказа создаем приходный ордер на 8 шт.

Шаг 3. Создаем на основании заказа еще один приходный ордер. По логике во второй ордер должны попасть 4 шт., но заказ поставщику не умеет работать с приходным ордером и выставляет всё количество.

Шаг 4. Сформируем приходную накладную на основании приходного ордера, укажем в ней 8 шт.

Шаг 5. Сформируем вторую приходную накладную на основании приходного ордера, как мы видим, во второй приходной автоматически установлено 12 шт., т.е. программа не учитывает предыдущую накладную

Шаг 6. Если формировать приходные накладные на основании заказа поставщику, то количество будет указываться корректное, что было видно в первой ситуации. Создадим две приходные накладные на основании заказа поставщику, в первой вручную установим 8 шт., а во второй программа автоматически установит 4 шт.

3. Заказ на перемещение - перемещение - приходный ордер
Шаг 1. Создаем заказ на перемещение

Шаг 2. Создаем перемещение на основании заказа

Шаг 3. Создаем приходный ордер на основании перемещения на 5 шт.

Шаг 4. Важно отметить! 
В следующем приходном ордере количество должно быть равно 2, так как в документе Перемещение было 7 шт., мы переместили 5 шт., но программа не умеет работать в таком цикле и выставляет все 7 шт.

4. Заказ покупателя - расходная накладная - расходный ордер

Шаг 1. Создадим заказ покупателя

Шаг 2. Создадим расходную накладную на 12шт. В расходной накладной правильно рассчитывается количество. Если создать расходную накладную на 7 шт., то во вторую расходную накладную попадут 5 шт.

Шаг 3. Сформируем расходный ордер на 10 шт.

Шаг 4. В следующий ордер попадает только остаток, а не все количество. Программа корректно отработала с ордерами на основании накладных.

5. Заказ покупателя - расходный ордер - расходная накладная

В программе нет возможности создавать расходный ордер на основании заказа покупателя.

6. Отгрузка одного заказа с разных складов (ордерного и не ордерного)

Шаг 1. Создаем заказ покупателя. 10 шт. будем отгружать с ордерного склада и 5 шт. с не ордерного

Шаг 2. Создаем расходную накладную

В видео по данной статье рассмотрены движения документа Расходная накладная

Шаг 3. Сформируем расходный ордер. В расходный ордер попали строки, у которых был выбран ордерный склад

В видео по данной статье рассмотрены движения документа Расходный ордер

Вывод:

Особенность ордерной схемы в УНФ заключается в том, что пользователю не видно, по какой именно накладной произошло расхождение, мы не видим номер документа, контрагента, который нам поставлял и в целом никакой информации нет, мы видим только общее количество товара, по которому ожидается либо приходный ордер либо приходная накладная и если в нашем примере все просто и мы информацию всю можем держать в голове, то на практике при работе с большим количеством накладных можно будет легко запутаться и начать делать ошибки.

Решение:

Для решения этой задачи мы реализовали рабочее место для приемки и отгрузки товара на подобии рабочего места из УТ 11, а также расширили отчет для более удобного анализа расхождений по ордерным складам.